Gestiona el acceso a tu cuenta de Alegra y asigna roles según las responsabilidades de tu equipo
En Alegra, puedes trabajar de manera colaborativa configurando perfiles de usuario con distintos niveles de acceso. Asigna roles como Administrador, Contador, Asistente o Vendedor, según las necesidades y responsabilidades de cada miembro de tu equipo.
¿Por qué es importante gestionar los usuarios y roles?
Mejore la seguridad y eficiencia de su equipo.
Al gestionar el acceso de los usuarios y asignarles roles específicos, puede:
- Controlar qué funcionalidades puede usar cada miembro de su equipo, evitando el acceso no autorizado a información sensible.
- Asignar responsabilidades claras a cada persona según su rol y las tareas que desempeñan en la empresa.
- Mantener un registro de las actividades realizadas por cada usuario, ayudando en el control y seguimiento de las operaciones.
Por ejemplo, si su empresa acaba de contratar un nuevo analista, este podrá tener acceso con un perfil de Asistente para realizar tareas específicas, sin comprometer la seguridad del resto de la cuenta.
¿Cómo crear nuevos usuarios en Alegra?
Siga estos pasos sencillos para agregar un nuevo usuario:
- Acceda a su cuenta de Alegra y diríjase al menú “Configuración”.
- En el recuadro “Empresa”, seleccione la opción “Usuarios”.
- Haga clic en el botón “+ Invitar usuario”.
- Complete el formulario con la información solicitada:
- Nombres y apellidos: Asigne un nombre único y fácil de identificar para el nuevo usuario.
- Correo electrónico: Ingrese el correo electrónico válido del usuario. Este será el medio por el que recibirá la invitación para activar su cuenta.
- Rol predeterminado: Elija el rol que corresponda (Administrador, Contador, Asistente, Vendedor).
- Personalizar rol por solución: Si lo desea, puede asignar permisos adicionales por cada solución de Alegra.
- Haga clic en el botón “Invitar” para crear el usuario.
📍 Nota: Una vez invitado el usuario, se enviará un correo para confirmar su invitación y activar su cuenta.
¿Cómo crear roles personalizados para tus usuarios?
Si tienes un plan PLUS en Alegra, podrás crear roles adicionales con permisos específicos. Para hacerlo, siga estos pasos:
- Dirígete al menú de “Configuración” y en el recuadro “Empresa”, seleccione “Usuarios”.
- En el menú de Usuarios, haga clic sobre “Roles” y luego sobre “Crear nuevo rol personalizado”.
- Asigne los permisos que desee a este nuevo rol. Cada rol puede tener permisos diferentes dependiendo de las funciones que debe realizar el usuario en la plataforma.
- Finalmente, haga clic en “Guardar rol” para crear el rol personalizado.
📍 Nota: Si el usuario intenta acceder a una funcionalidad sin tener los permisos necesarios, el sistema le mostrará una notificación indicando que no tiene acceso.
¿Cómo aceptar la invitación de usuario?
Una vez que su colaborador reciba la invitación, deberá seguir estos pasos:
- Abrir el correo electrónico que ha recibido de Alegra con la invitación para ser usuario.
- Hacer clic en el botón “Aceptar invitación”.
- Crear una contraseña segura para su cuenta (le recomendamos usar una combinación de letras, números y símbolos).
- Hacer clic en “Guardar” para completar el proceso.
Una vez completado, el colaborador podrá ingresar a la cuenta de Alegra usando su correo y contraseña.
¿Cómo editar la información de su perfil en Alegra?
Si necesita actualizar la información de su perfil o hacer algún cambio, siga estos pasos:
- Diríjase a “Mi Alegra” y haga clic en “Perfil”.
- Haga clic en “Editar” para realizar las modificaciones necesarias.
- Finalmente, haga clic en el botón “Guardar” para almacenar los cambios.
¿Dónde puedo aprender más sobre la gestión de usuarios y roles en Alegra?
Alegra ofrece múltiples recursos para ayudarle a gestionar su equipo de manera eficiente:
- Conozca cómo invitar a su asesor contable para trabajar colaborativamente.
- Acceda a Alegra Academy para aprender a aprovechar al máximo todas las funciones disponibles.
- Consulte el Centro de ayuda para más información sobre la gestión de usuarios y roles.
Visite el Centro de ayuda de Alegra para más detalles.
¿Está listo para gestionar el acceso a su cuenta de Alegra y asignar roles a su equipo?
Controle el acceso y permita un trabajo más organizado y seguro.
Con esta funcionalidad, podrá gestionar eficientemente a su equipo, asignar permisos específicos y mantener el control sobre las operaciones realizadas en su cuenta de Alegra.
👉 Comience a gestionar los accesos y roles de su equipo en Alegra.
